Die Top 5 Maßnahmen zur Mitar­bei­ter­bin­dung in Arzt­praxis, Zahn­arzt­praxis und MVZ

Perso­nal­mangel und stei­gender Kosten­druck bedrohen das ambulante Gesund­heits­wesen. Hände­rin­gend suchen Arzt- und Zahn­arzt­praxen nach Fach­kräften und fragen sich gleich­zeitig, wovon sie diese noch bezahlen sollen. Wie eine gezielte Mitar­bei­ter­bin­dungs­stra­tegie dazu beitragen kann, die Perso­nal­si­tua­tion zu stabi­li­sieren und Kosten zu redu­zieren, erläutern wir in diesem Artikel.

Nieder­ge­las­sene Ärztinnen und Ärzte warnen vor dem #Praxen­kol­laps. Auch auf Zahn­arzt­praxen wächst durch den Sparkurs des Bundes­ge­sund­heits­mi­nis­te­riums der ökono­mi­sche Druck. Während einer­seits die Budge­tie­rung ärzt­li­cher Honorare längst nicht mehr zeitgemäß ist und gleich­zeitig eine wieder­ein­ge­führte Budge­tie­rung vertrags­zahn­ärzt­liche Leis­tungen massiv deckelt, kämpfen Praxis­in­ha­be­rinnen und ‑inhaber gegen die roten Zahlen: die Inflation schlägt zu, Markt­preise steigen weiter, Zinsen, Mieten, Material und Energie, alles ist teurer geworden.

Besonders aber schlägt der Perso­nal­be­reich zu Buche. Inzwi­schen sind Löhne über dem Tarif die Regel. Gleich­zeitig verschärft der Mangel an quali­fi­zierten Fach­kräften die Situation. Gutes Praxis­per­sonal ist rar und jede Neuein­stel­lung kostet mehr Geld. In diesem Span­nungs­feld kommt der Mitar­bei­ter­bin­dung eine immer größere Bedeutung zu, um nicht nur die die Qualität der Pati­en­ten­ver­sor­gung aufrecht­zu­er­halten, sondern auch die unter­neh­me­ri­sche Stabi­lität Ihrer Arzt- und Zahn­arzt­praxis zu sichern.

Personal­management heißt, über das Recrui­ting hinaus­zu­denken

Ob Perso­nal­dienst­leister, Marke­ting­agen­turen, Ihre Mitbe­werber oder Ihre Praxis selbst: Alle werben um (zahn-)medizinische Fach- und Führungs­kräfte. Beim Erstellen von Anzeigen und Recrui­ting-Kampagnen oder der Pflege eines anspre­chenden Außen­auf­tritts geht der Blick für das vorhan­dene Personal schon mal verloren. Nach dem Motto: „Läuft doch!“ werden Opti­mie­rungs­maß­nahmen und Team­ent­wick­lung in der bestehenden Beleg­schaft vernach­läs­sigt.

Unzu­frie­den­heit entwi­ckelt sich jedoch oft schlei­chend. Werden Mitar­bei­ter­be­dürf­nisse nicht gehört und berück­sich­tigt, steigt die Frus­tra­tion – bei einzelnen Ange­stellten oder gar im ganzen Team. Ist erst der Zustand der „inneren Kündigung“ erreicht, zeigen Ihre Arbeit­neh­me­rinnen und Arbeit­nehmer keine Eigen­in­itia­tive mehr, leisten nur noch „Dienst nach Vorschrift“ und verlassen eher früher als später die Praxis.

Jedes Ausscheiden eines Team­mit­glieds erhöht für andere die Arbeits­be­las­tung. Das Stress­level steigt, die Atmo­sphäre ist ange­spannt und im schlech­testen Fall folgt eine Kündi­gungs-Ketten­re­ak­tion. Denn selten schwelt die Unzu­frie­den­heit nur in einer einzelnen Person. Missmut wird in der Kaffee­küche weiter­ge­tragen und verstärkt – andere Mitar­bei­tende lassen sich womöglich aufsta­cheln und am Ende folgt einer Kündigung die nächste.

Wer die Mitar­bei­ter­ori­en­tie­rung in den Fokus nimmt, kann perso­nelle Krisen­ent­wick­lungen vermeiden und die wich­tigste Arbeits­grund­lage einer Praxis – das Personal – lang­fristig sichern. Widmen Sie Ihren Mitar­bei­tenden die Aufmerk­sam­keit und Wert­schät­zung, die es bedarf, um eine verläss­liche Perso­nal­struktur zu schaffen. Denn Mitar­bei­ter­wechsel wirken sich desta­bi­li­sie­rend auf Ihr Unter­nehmen aus, sind nerven­auf­rei­bend und teuer.

Mitar­bei­ter­bin­dung versus Kosten der Fluk­tua­tion

Es mag auf den ersten Blick verwun­der­lich erscheinen, ausge­rechnet die Mitar­bei­ter­bin­dung in den Fokus zu nehmen, in Zeiten, in denen viele Praxen unter einem enormen Kosten­druck ächzen. Bei genauerer Betrach­tung wird jedoch deutlich, wie stark die Mitar­bei­ter­fluk­tua­tion die Kosten­struktur einer Praxis beein­flusst. Neue Mitar­bei­tende müssen nicht nur gefunden werden. Es braucht auch Zeit, diese anzu­lernen und in die spezi­ellen Abläufe und Anfor­de­rungen der medi­zi­ni­schen Einrich­tung einzu­ar­beiten.

Die finan­zi­ellen Belas­tungen durch Mitar­bei­ter­wechsel sind viel­fältig. Durch den Verlust erfah­rener Mitar­bei­te­rinnen oder Mitar­beiter sinkt zunächst die Produk­ti­vität in Ihrer Praxis. Bis ein neues Team­mit­glied in die Fußstapfen der Vorgän­gerin oder des Vorgän­gers hinein­ge­wachsen ist, braucht es viele zeitliche und monetäre Ressourcen:
Der Rekru­tie­rungs­pro­zess erfordert ein nicht uner­heb­li­ches Marke­ting­budget und bindet Kapa­zi­täten für Auswahl­ver­fahren, Bewer­bungs­ge­spräche und admi­nis­tra­tive Tätig­keiten. Gehälter werden höher verhan­delt und oftmals braucht es Schu­lungen und Einar­bei­tungs­phasen, die zusätz­liche Kosten verur­sa­chen.

Abgesehen von den direkten Aufwen­dungen, entstehen auch soge­nannte indirekte Kosten. Eine hohe Mitar­bei­ter­fluk­tua­tion bringt Unruhe in Ihr Team. Sie gefährdet den reibungs­losen Arbeits­ab­lauf und hat Auswir­kungen sowohl auf die Mitar­bei­ter­mo­ti­va­tion als auch auf die Pati­en­ten­be­zie­hung. Verläss­lich­keit und Vertrauen sind wichtige Währungen im unter­neh­me­ri­schen und vor allem im medi­zi­ni­schen Kontext. Häufig wech­selnde Ansprech­partner in der Praxis schwächen die Pati­en­ten­bin­dung und können sich negativ auf den Behand­lungs­er­folg auswirken. Die Folge sind schlechte Praxis­be­wer­tungen, weniger Patienten und ausblei­bende Bewer­be­rinnen und Bewerber.

Mitar­bei­ter­ori­en­tie­rung vor Pati­en­ten­ori­en­tie­rung

Noch immer steht in vielen Arzt- und Zahn­arzt­praxen die Pati­en­ten­ori­en­tie­rung vor der Mitar­bei­ter­ori­en­tie­rung. Für ein aufwendig gestal­tetes Warte­zimmer wird gern einmal viel Geld in die Hand genommen. Der Patient soll sich schließ­lich wohl fühlen und die Praxis etwas hermachen. Der Pausen­raum für Mitar­bei­tende ist dagegen oft nicht mehr als eine lieblos und spärlich einge­richtet Abstell­kammer. „Reicht doch.“, denkt man sich. „Den bekommen Externe eh nicht zu Gesicht.“
Social-Media-Agenturen werden beauf­tragt, um die Online-Kanäle mit attrak­tivem und infor­ma­tivem Content für die Patienten-Ziel­gruppe zu bespielen. Es werden Patienten-Veran­stal­tungen orga­ni­siert und Info­abende durch­ge­führt. Für die Mitar­bei­tenden gibt es jedoch weder ein anspre­chendes Intranet noch interne Infor­ma­ti­ons­ver­an­stal­tungen. Auch Team­events kommen oft zu kurz und in Praxis­fort­bil­dungen geht es immer noch mehr um die Pati­en­ten­kom­mu­ni­ka­tion als um die Gesprächs­kultur innerhalb der Praxis.

Praxis­in­ha­be­rinnen und ‑inhaber vergessen oft, dass die Mitar­bei­ter­ori­en­tie­rung die Grundlage für die Pati­en­ten­ori­en­tie­rung bildet. Nur wenn sich auch Ihre Ange­stellten wohl­fühlen, werden die Pati­en­tinnen und Patienten ein gutes Praxis­er­lebnis haben.
Pati­en­ten­ori­en­tierte Marke­ting­maß­nahmen können noch so gut sein, wenn sich der Eindruck in der Praxis nicht bestätigt – oder die Unzu­frie­den­heit schon durch den Tele­fon­hörer schwappt. Pati­en­tinnen und Patienten bestä­tigen immer wieder, dass sie sehr feine Antennen für die Stimmung in einer Praxis haben. Daher ist es auch für die Pati­en­ten­bin­dung entschei­dend, sich erst auf die Zufrie­den­heit der Praxis­mit­ar­bei­tenden zu konzen­trieren, bevor man sich der Pati­en­ten­ori­en­tie­rung widmet.

Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter, die zufrieden, engagiert und loyal sind, bleiben Ihrer Praxis nicht nur länger­fristig erhalten, sie sind auch am besten in der Lage, Patienten zu begeis­tern und zu binden. Ebenso, wie Sie sich das Vertrauen Ihrer Patienten verdienen müssen, damit diese wieder­kommen, müssen Sie als Führungs­kraft auch das Vertrauen Ihres Praxis­teams gewinnen, damit dieses bleibt. Das Verhältnis zwischen Arbeit­ge­benden und Arbeit­neh­menden ist eine wech­sel­sei­tige Beziehung, die auf Geben und Nehmen beruht. Für die Mitar­bei­ter­ori­en­tie­rung bedeute das, dass die Arbeits­be­zie­hung vor allem wert­schät­zend, invol­vie­rend und trans­pa­rent gestaltet werden sollte. Mit welchen Maßnahmen das gelingen kann, haben wir hier für Sie zusam­men­ge­tragen.

Die Top 5 Maßnahmen zur Mitar­bei­ter­bin­dung in Praxis und MVZ

1. Zeit für Gespräche

Mitar­bei­ter­ge­spräche spielen eine entschei­dende Rolle bei der Stärkung der Mitar­bei­ter­bin­dung. Ob Feedback‑, Entwick­lungs- oder Moti­va­ti­ons­ge­spräch: Nutzen Sie die Gele­gen­heit, sich die Bedürf­nisse, Anliegen und Ziele Ihrer Mitar­bei­tenden anzuhören. Ein regel­mä­ßiger Austausch zeigt Wert­schät­zung für die indi­vi­du­ellen Beiträge und fördert das Gefühl der Zuge­hö­rig­keit. In solchen Gesprä­chen können Karrie­re­ent­wick­lungen, betrieb­liche Heraus­for­de­rungen und persön­liche Themen der Praxis­mit­glieder bespro­chen werden. Wichtig ist, dass die Gespräche offen, trans­pa­rent und respekt­voll geführt werden. Als Arbeit­ge­berin oder Arbeit­geber sollten Sie aktiv zuhören, auf die Anliegen Ihrer Mitar­bei­tenden eingehen und konkrete Schritte zur Lösung von Problemen oder zur Unter­stüt­zung der beruf­li­chen Entwick­lung anbieten.

2. Attrak­tive Arbeits­or­ga­ni­sa­tion und ‑umgebung

Schaffen Sie eine Umgebung und eine Atmo­sphäre, in der man gut und gerne arbeiten kann und möchte. Dazu gehören flexible Arbeits­mo­delle, die den Bedürf­nissen Ihrer Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter entge­gen­kommen: Jobsha­ring, Teilzeit oder (nach Möglich­keit) mobiles Arbeiten sind vor allem für Eltern und Pflegende über­zeu­gende Bindungs­ar­gu­mente. Darüber hinaus wissen Mütter und Väter auch Angebote zur Kinder­be­treuung oder eine Betei­li­gung an den Kita-Kosten zu schätzen.

Ihre Ange­stellten erwarten profes­sio­nelles und zeit­ge­mäßes Praxi­s­e­quip­ment für die medi­zi­ni­sche Versor­gung. Zudem nehmen eine verläss­liche Praxis­organisation und eine funk­tio­nie­rende, digitale Infra­struktur weiter an Bedeutung zu. Sorgen Sie daher für eine moderne und mitar­bei­ter­freund­liche Praxis­aus­stat­tung, in der auch die Pausen­zeiten an Wert­schät­zung gewinnen: Stellen Sie Getränke, Obst und anspre­chende Rück­zugs­räume zur Verfügung.

3. Gezielte Weiter­bil­dung und Stärkung indi­vi­du­eller Fähig­keiten

Inves­tieren Sie in die Weiter­ent­wick­lung Ihrer Praxis­mit­ar­bei­te­rinnen und ‑mitar­beiter. Fort­bil­dungen und Schu­lungen nicht nur zur fach­li­chen Spezia­li­sie­rung, sondern auch zur persön­li­chen Entwick­lung tragen dazu bei, das Enga­ge­ment zu stärken. Zeigen Sie Ihrem Praxis­per­sonal, dass Ihnen an der indi­vi­du­ellen Förderung gelegen ist, indem Sie den Kompe­tenz­ge­winn mit Coaching- und Mento­ring­pro­grammen unter­stützen.

Führen Sie Ziel­ver­ein­ba­rungs­ge­spräche, um Leis­tungs­an­reize zu schaffen und zu bewirken, dass sich Ihre Mitar­bei­tenden mit der Gestal­tung ihres eigenen beruf­li­chen Fort­kom­mens ausein­an­der­setzen. Stellen Sie Aufstiegs­chancen oder Gehalts­stei­ge­rungen in Aussicht. Sorgen Sie – auch für den Fort­be­stand Ihrer Praxis – für einen stra­te­gisch geplanten Wissens­transfer innerhalb des Teams und nutzen Sie zum Beispiel das Prinzip der Jobro­ta­tion, um ihre Mitar­bei­tenden genau dort einzu­setzen, wo sie mit ihren Kompe­tenzen und Fähig­keiten am besten aufge­hoben sind. Wenn indi­vi­du­elle Poten­ziale gesehen und gefördert werden, fühlen sich Mitar­bei­tende stärker im Unter­nehmen verankert. 

4. Werte und Wert­schät­zung

Arzt- und Zahn­arzt­praxen, die ihre kommu­ni­zierten Werte auch leben, bieten ihren Mitar­bei­tenden Iden­ti­fi­ka­ti­ons­fläche und tragen dazu bei, dass diese ihre Arbeit und ihren Beitrag als sinnhaft erachten. Etablieren Sie eine Kultur, in der eine offene Kommu­ni­ka­tion und ein wert­schät­zender Umgang gepflegt werden. Regel­mä­ßige Aner­ken­nung für die Leistung der Mitar­bei­tenden fördert nicht nur das Selbst­wert­ge­fühl, sondern stärkt auch die emotio­nale Bindung an die Praxis.

Orga­ni­sieren Sie Team­events und Team­buil­ding-Maßnahmen, um den Zusam­men­halt und das Zuge­hö­rig­keits­ge­fühl zu unter­stützen. Eine harmo­ni­sche Arbeits­at­mo­sphäre und ein starker Teamgeist zählen zu den stärksten Argu­menten für den Verbleib in einem Unter­nehmen.

5. Finan­zi­elle Anreize und lang­fris­tige Perspek­tiven

In Bezug auf das Thema Mitar­bei­ter­bin­dung gibt es natürlich auch einige finan­zi­elle Anreize, die unter­stüt­zend einge­setzt werden können. Ob Gehalts­er­hö­hungen oder Benefits in anderer Form: Umsatz­be­tei­li­gungen, Bonus­zah­lungen, Zuschüsse oder Vorsor­ge­auf­wen­dungen setzen weitere Bindungs­an­reize für Ihr Praxis­per­sonal.

Bieten Sie Ihren Mitar­bei­tenden eine lang­fris­tige Perspek­tive in der Praxis, indem Sie Karrie­re­pfade entwi­ckeln und Stufen­mo­delle für die Gehalts­ent­wick­lung etablieren. Auch Parti­zi­pa­tion und Mitspra­che­mög­lich­keiten binden Ihr Personal stärker an die Praxis. Ermög­li­chen Sie Ihren Team­mit­glie­dern, sich aktiv an Entschei­dungs­pro­zessen zu betei­ligen. Dies fördert das Wir-Gefühl und stärkt das Interesse, lang­fristig an einer erfolg­rei­chen Unter­neh­mens­ent­wick­lung teil­zu­haben.

Mit Mitar­bei­ter­bin­dung die Krisen­re­si­lienz der Praxis stärken

In einer Zeit, in der Kosten­druck und Fach­kräf­te­mangel die medi­zi­ni­sche Land­schaft prägen, kann eine gezielte Mitar­bei­ter­bin­dung einen entschei­denden Unter­schied machen. Sie wirkt nicht nur den finan­zi­ellen Auswir­kungen der Fluk­tua­tion entgegen, sondern fördert die Arbeits­qua­lität und Bestän­dig­keit Ihrer Praxis. Mitar­bei­tende, die sich mit ihrem Arbeits­platz und ihrem Team verbunden fühlen, sind in der Regel moti­vierter, produk­tiver und weniger anfällig für einen Wechsel. Dies reduziert nicht nur die Kosten für die Einar­bei­tung neuer Mitar­bei­tender, sondern sichert auch die Konti­nuität in der Pati­en­ten­ver­sor­gung.

Mit innerem Zusam­men­halt und einem stabile Mitar­bei­ter­ge­füge stärken Sie die Krisen­re­si­lienz Ihres Unter­nehmens. In turbu­lenten Zeiten oder bei uner­war­teten Heraus­for­de­rungen können gut einge­spielte Teams effek­tiver zusam­men­ar­beiten und flexibler auf Verän­de­rungen reagieren. Die Inves­ti­tion in Mitar­bei­ter­bin­dung ist somit eine stra­te­gi­sche Maßnahme, die lang­fristig die Stabi­lität und Qualität Ihrer Arzt- oder Zahn­arzt­praxis sicher­stellen kann.