Kritische Erfolgs­fak­toren für das Gründen und Betreiben eines MVZ

Deutsch­lands ambu­lanter Gesund­heits­markt ist einer Vielzahl von Einflüssen und Entwick­lungen ausge­setzt, die das Gründen und Betreiben von (Zahn-)Medizinischen Versor­gungs­zen­tren (MVZ) vor bedeu­tende Heraus­for­de­rungen stellt. Auf folgende kritische Faktoren sollte ein beson­deres Augen­merkt gelegt werden, um ein MVZ lang­fristig erfolg­reich am Markt zu etablieren.

Die ambulante Gesund­heits­ver­sor­gung unter­liegt einem histo­ri­schen Wandel: Ange­fangen bei der demo­gra­fi­schen Entwick­lung, die einer­seits mit einem stei­genden Bedarf an medi­zi­ni­scher Versor­gung einher­geht – ande­rer­seits die Perso­nal­decke an quali­fi­zierten Fach­kräften maximal ausdünnt, über sich ändernde poli­ti­sche Rahmen­be­din­gungen, die Heraus­for­de­rungen der Digi­ta­li­sie­rung und gestie­gene Pati­en­ten­er­war­tungen, bis hin zu neuen Wett­be­werbs­struk­turen zwischen etablierten Praxen und Kliniken sowie neu gegrün­deten Versor­gungs­zen­tren und Inves­toren-Ketten.

Als Akteurin und Unter­nehmer im ambu­lanten Gesund­heits­wesen ist es in Anbe­tracht der vielen Neue­rungen und schnell­le­bigen Entwick­lungen oft schwer, den Fokus zu behalten und die richtigen Prio­ri­täten zu setzen. Wer sich in diesen dyna­mi­schen Zeiten mit seinem MVZ am Markt behaupten möchte, sollte vor allem auf betriebs­wirt­schaft­liche Profes­sio­na­li­sie­rung, Skalier­bar­keit und ein nach­haltig wirksames Personal­management setzen.

Die wich­tigsten Aspekte einer MVZ-Gründung

Bereits die Gründung eines MVZ ist eine heraus­for­dernde Aufgabe, die sorg­fäl­tige Planung und Vorbe­rei­tung erfordert. Es gibt verschie­dene kritische Erfolgs­fak­toren, die bei der MVZ-Gründung berück­sich­tigt werden sollten, um unnötige wirt­schaft­liche Probleme zu vermeiden.

Busi­ness­plan: Einer der wich­tigsten Erfolgs­fak­toren ist ein gut durch­dachter Busi­ness­plan. Dieser sollte die Finan­zie­rung, die Geschäfts­stra­tegie, das Allein­stel­lungs­merkmal gegenüber Patienten und Arbeit­neh­menden sowie die Ziele des MVZ detail­liert abbilden. Insbe­son­dere bei der Wahl der Gesell­schafts­form ist darauf zu achten, dass der Busi­ness­plan alle rele­vanten Aspekte berück­sich­tigt.

Finan­zie­rung: Ein ange­mes­senes Finan­zie­rungs­vo­lumen ist essen­ziell. Häufig werden die Anlauf­kosten zu niedrig geschätzt, was zu einer Unter­ka­pi­ta­li­sie­rung führen kann. Auch Verzö­ge­rungen, zum Beispiel bei Neubauten, werden oft nicht einge­plant. Es ist daher wichtig, realis­ti­sche Kosten­vor­stel­lungen zu haben und bei der Finan­zie­rung mögliche Plan­ab­wei­chungen einzu­kal­ku­lieren.

Stand­ort­wahl: Entschei­dend für den Grün­dungs­er­folg ist auch die Wahl des Standorts. Hierbei sollte nicht nur der Zugang zu Mitar­bei­tenden und Patienten berück­sich­tigt werden, sondern auch eine Kosten-/Nutzen-Abwägung erfolgen. Insbe­son­dere in Metro­pol­re­gionen kann ein hohes Kosten­ni­veau zu einer ambi­tio­nierten Preis­struktur führen. Daher gilt es, den Standort sorg­fältig zu wählen und Entwick­lungs­po­ten­ziale realis­tisch einzu­schätzen.

IT-Infra­struktur: Nicht zuletzt spielt die IT-Infra­struktur eine immer erfolgs­ent­schei­den­dere Rolle. Häufig wird bei der Stand­ort­wahl die Verfüg­bar­keit von Internet- und Daten­vo­lumen nicht ausrei­chend berück­sich­tigt, was zu Problemen bei der Inbe­trieb­nahme und den Bear­bei­tungs­zeiten in der Praxis führen kann. Eine sorg­fäl­tige IT-Planung ist heute uner­läss­lich, um den reibungs­losen Betrieb eines MVZ zu gewähr­leisten.

Betriebs­wirt­schaft­liche Trans­pa­renz als zentraler Erfolgs­faktor eines MVZ

Als Betrei­berin oder Betreiber eines MVZ gehört es zu den wich­tigsten Manage­ment­auf­gaben, sich mit betriebs­wirt­schaft­li­chen Kenn­zahlen ausein­an­der­zu­setzen. Neben einer regel­mä­ßigen Betrach­tung der BWA sollten auch kritische, unter­neh­mens­ei­gene Kenn­zahlen erhoben werden, die Trans­pa­renz in die Unter­neh­mens­ent­wick­lung bringen. Kenn­zahlen helfen, unter­neh­me­ri­sche Klarheit zu gewinnen, risi­ko­be­haf­tete Entwick­lungen früh­zeitig zu erkennen und Umsatz­po­ten­ziale zu iden­ti­fi­zieren. Anhand gut doku­men­tierter Zahlen kann die (finan­zi­elle) Perfor­mance der Orga­ni­sa­tion genau verfolgt und bewertet werden. Erst auf dieser Grundlage lassen sich passende stra­te­gi­sche und operative Entschei­dungen treffen, die das MVZ lang­fristig zum Erfolg führen.

Um nach­hal­tige Trans­pa­renz in betriebs­wirt­schaft­liche Entwick­lungen zu bringen, sollten insbe­son­dere folgende Maßnahmen ergriffen werden:

1. Control­ling imple­men­tieren

Ein präzises Control­ling-System stellt sicher, dass alle rele­vanten Unter­neh­mens­daten erfasst und analy­siert werden. Das profes­sio­nelle Reporting der Unter­neh­mens­zahlen erleich­tert nicht nur den Mittel­zu­gang bei Geld­ge­bern, sondern kann auch die Leis­tungs­stei­ge­rung innerhalb der Unter­neh­mung fördern: Wird beispiels­weise die betriebs­wirt­schaft­liche Erwar­tungs­hal­tung klar an die Behand­le­rinnen und Behandler im MVZ kommu­ni­ziert, sorgt ein trans­pa­rentes Hono­rar­con­trol­ling auch für eine stärkere Iden­ti­fi­ka­tion und Ausein­an­der­set­zung mit der eigenen Perfor­mance im Unter­nehmen.
Das Control­ling gewähr­leistet eine schnelle Über­prü­fung der Hono­rar­ein­nahmen und ‑ausgaben und kann dabei helfen, Engpässe schnell zu iden­ti­fi­zieren sowie Hand­lungs­zeit zu gewinnen.

Darüber hinaus ist ein internes Bench­mar­king empfeh­lens­wert. Mit dem Aufbau einer unter­neh­mens­ei­genen Daten­basis ist es möglich, die Leis­tungen der einzelnen Behand­le­rinnen und Behandler zu verglei­chen. Werden die besten Leis­tungs­er­bringer im (Z-)MVZ iden­ti­fi­ziert und deren Praktiken an die Kolle­ginnen und Kollegen trans­fe­riert, kann der Umsatz des gesamten Gesund­heits­un­ter­neh­mens gestei­gert werden.

2. Wissens­transfer sichern

Um einheit­liche und hohe Standards in der Pati­en­ten­ver­sor­gung zu gewähr­leisten, ist die Zusam­men­ar­beit und der Wissens­transfer zwischen den Mitar­bei­tenden von entschei­dender Bedeutung. Es gilt, eine Kultur des Austauschs zu fördern und sicher­zu­stellen, dass jeder und jede Mitar­bei­tende Zugang zu allen rele­vanten Infor­ma­tionen hat.

Als Credo sollte gelten, die Selbst­wirk­sam­keit der einzelnen Team­mit­glieder zu stärken und sie zur Eigen­ver­ant­wor­tung zu ermäch­tigen. Inha­be­rinnen und Inhaber können dabei ihre besten Leis­tungs­er­bringer zu Coaches entwi­ckeln und sie befähigen, ihr Wissen und ihre Fähig­keiten an andere Ange­stellte weiter­zu­geben. Eine solche Ermäch­ti­gung der MVZ-Mitar­bei­te­rinnen und ‑Mitar­beiter trägt dazu bei, die Leis­tungs­fä­hig­keit der Orga­ni­sa­tion insgesamt zu steigern.

3. Fort­bil­dungen forcieren

Fort­bil­dungen in fach­fremden Themen wie Abrech­nung und Kommu­ni­ka­tion helfen, die betriebs­wirt­schaft­liche Trans­pa­renz zu erhöhen. Wenn alle Mitar­bei­tenden ein Basis­wissen über betriebs­wirt­schaft­liche Zusam­men­hänge haben, können sie besser verstehen, wie ihre Arbeit zur Entwick­lung des MVZ beiträgt.

Die Aufbau- und Ablauf­or­ga­ni­sa­tion eines MVZ

Ein erfolg­rei­ches MVZ erfordert eine klare Aufbau- und Ablauf­or­ga­ni­sa­tion. Eine der wich­tigsten Voraus­set­zungen dafür ist die eindeu­tige Aufga­ben­ver­tei­lung in der Leitungs­ebene. Verant­wort­lich­keiten sollten klar definiert und beispiels­weise nach dem Balanced-Scorecard-System aufgebaut werden.
Je nach Größe des MVZ kann es sinnvoll sein, eine zweite Führungs­ebene zu etablieren. (Die optimale Leitungs­spanne liegt bei fünf bis sieben Personen pro Führungs­kraft.) Dies hilft, Abläufe effi­zi­enter zu gestalten und Verant­wor­tungen auf mehrere Schultern zu verteilen.

Ein MVZ managt man nicht nebenbei – das „Tür- und Angel-Manage­ment“ reicht deshalb hier nicht aus. Manage­ment­auf­gaben sollten regel­mäßig, zu fest­ge­legten Terminen erledigt werden. Um dafür genügend Zeit zur Verfügung zu haben, sind Manage­ment­auf­gaben mit Priorität zu versehen.

Wesent­lich für die profes­sio­nelle Aufbau- und Ablauf­or­ga­ni­sa­tion ist auch eine geschlos­sene interne Kommu­ni­ka­tion. Sie sollte es den Mitar­bei­tenden ermög­li­chen, effektiv und effizient in den Austausch zu treten, indem sie Infor­ma­tionen auf eine schnelle und gezielte Weise teilen können. Eine geschlos­sene interne Kommu­ni­ka­tion trägt dazu bei, Miss­ver­ständ­nisse und Infor­ma­ti­ons­ver­luste zu redu­zieren und somit die Zusam­men­ar­beit und Produk­ti­vität im Unter­nehmen zu verbes­sern.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Imple­men­tie­rung eines Quali­täts­ma­nage­ment­sys­tems. Dieses ist notwendig, um eine gleich­blei­bend hohe Qualität der medi­zi­ni­schen Versor­gung und internen Abläufe sicher­zu­stellen. Eine konti­nu­ier­liche Fort­bil­dung der Mitar­bei­tenden in nicht­ärzt­li­chen Fach­themen wie Führung, Beratung und Konflikt­ma­nage­ment ist ebenfalls empfeh­lens­wert.

Personal: Die kritische Ressource im MVZ

Perso­nal­be­schaf­fung und ‑bindung sind zu entschei­denden Erfolgs­fak­toren der Zukunft geworden. Ange­sichts des zuneh­menden Fach­kräf­te­man­gels und der stei­genden Mitar­bei­ter­fluk­tua­tion rücken die Themen Mitar­bei­ter­füh­rung, ‑bindung und ‑findung verstärkt in den Fokus.

Die Qualität der Perso­nal­füh­rung spielt heute eine essen­zi­elle Rolle in der MVZ-Erfolgs­story. Als Leitungs­kraft muss es darum gehen, Mitar­bei­tende moti­vieren, fördern und fordern zu können. Regel­mä­ßige Entwick­lungs­ge­spräche sind dabei nur eines von vielen Instru­menten, die im Personal­management zur Anwendung kommen sollten.
Das Mitar­bei­ter­ge­spräch ist nicht nur der Ort, um Stärken und Schwächen zu bespre­chen. Vielmehr sollte es auch darum gehen, auf die indi­vi­du­ellen Ziele und Wünsche der Ange­stellten einzu­gehen. Im Dialog können die Ziele des Unter­nehmens mit indi­vi­du­ellen Karrie­re­zielen abge­gli­chen und zusam­men­ge­führt werden. Ein offener Umgang mit Erwar­tungs­hal­tungen und Unter­neh­mens­kenn­zahlen stärkt das Verständnis für die Relevanz der Arbeit jedes und jeder Einzelnen im MVZ.

Empfeh­lens­wert ist es, das gesamte Team in die Dynamik des Unter­nehmens einzu­be­ziehen. Mitar­bei­te­rinnen und Mitar­beiter des MVZ sollten über die Ziele, Stra­te­gien und Entschei­dungen des Unter­nehmens infor­miert und zur Einrei­chung von Feedback, Ideen oder Verbes­se­rungs­vor­schlägen angeregt werden. Dies kann im Zuge regel­mä­ßiger Meetings oder eines Ideen­ma­nage­ment­sys­tems erfolgen. Die Mitar­bei­tenden werden dadurch zu einem wichtigen Bestand­teil des Unter­nehmens und bekommen die Möglich­keit, sich aktiv am Erfolg ihres MVZ zu betei­ligen.

Ein wichtiger Entschei­dungs­grund für einen Job im MVZ sind auch die Entwick­lungs­mög­lich­keiten. Die Einrich­tung einer Karrie­re­ent­wick­lungs­leiter kann hilfreich sein, um Mitar­bei­tende bei ihrer Karrie­re­pla­nung zu unter­stützt und ihnen Perspek­tiven im Unter­nehmen zu bieten.

Auch regel­mä­ßige Mitar­bei­ter­be­fra­gungen gehören ins Portfolio einer Führungs­kraft. Sie tragen dazu bei, Probleme und Konflikte früh­zeitig erkennen und lösen zu können. Wichtig dabei ist, anonymes Feedback zu gewähr­leisten. Sozial erwünschte Rück­mel­dungen können so vermieden und die ehrliche Beant­wor­tung der Fragen unter­stützt werden.

Zu guter Letzt empfiehlt es sich, Mitar­beiter-Incen­tives zu etablieren. In Form von Bonus­zah­lungen, betrieb­li­chen Vorsor­ge­auf­wen­dungen oder anderen Benefits bringen Arbeit­ge­be­rinnen und Arbeit­geber ihre Wert­schät­zung den Team­mit­glie­dern gegenüber zum Ausdruck. Incen­tives steigern nicht nur die Moti­va­tion und Leis­tungs­be­reit­schaft, sie stärken auch das Unter­neh­mens­image und die Arbeit­ge­ber­at­trak­ti­vität.

Ganz­heit­lich denken und handeln

Zusam­men­fas­send lässt sich sagen, dass eine erfolg­reiche MVZ-Führung viele Aspekte umfasst, die inein­an­der­greifen und aufein­ander abge­stimmt sein müssen. Hierzu zählen neben einer klaren Vision und Strategie auch ein funk­tio­nie­rendes Control­ling-System, eine profes­sio­nelle Mitar­bei­ter­füh­rung sowie eine struk­tu­rierte Aufbau- und Ablauf­or­ga­ni­sa­tion. Diese erfolgs­kri­ti­schen Faktoren sind eng mitein­ander verknüpft und sollten zusammen betrachtet und entwi­ckelt werden. Berück­sich­tigt man dies in einem ganz­heit­li­chen Unter­neh­mens­ma­nage­ment, ist der Weg zu einem erfolg­rei­chen MVZ geebnet.

Mehr Tipps und wert­volles Wissen erhalten Sie in unserer kosten­losen Erst­be­ra­tung.